Por qué los servicios de custodia documental son beneficiosos para tu empresa

Los problemas de espacio y la gestión de la documentación son los principales motivos de la contratación de servicios de custodia documental por parte de las empresas. Y es que los espacios físicos que ocupa la documentación en muchas ocasiones se precisa para otras tareas más productivas; y además sería preciso contratar a una persona que dedicase su tiempo a las labores de archivo de documentación, búsqueda, extracción para consulta, control de quién tiene qué y durante cuánto tiempo, seguridad de la documentación, devolución e inserción de la documentación a su archivador o caja, expurgo de documentación, control de tiempo de retención o destrucción confidencial. A continuación te apuntamos otras menos evidentes pero que también son realmente importantes en el día a día de las empresas.

Ahorro de espacios y costes de almacenamiento

Existen documentos que deben almacenarse de manera indefinida lo que no significa que se deba gastar una fortuna en dicho almacenamiento. Un servicio de custodia documental externa como el que te ofrecemos en Sintar cuesta mucho menos que almacenarlo en las oficinas propias, teniendo en cuenta el precio del metro cuadrado. El valioso espacio de trabajo que se libera se puede utilizar para generar ingresos.

El ahorro puede ser enorme, teniendo en cuenta que la documentación externalizada seguramente estará en una zona donde el coste por metro cuadrado es mucho más bajo que en el lugar donde se encuentran las oficinas de la empresa. 

Mayor seguridad del acceso a la documentación

Hacer uso de un servicio de custodia documental externalizada pasa la responsabilidad de la seguridad al proveedor de este servicio. En nuestro caso, contamos con los conocimientos, experiencia, recursos y certificación adecuados para mantener segura toda la documentación confidencial de la empresa. Esto garantiza no solo la seguridad de la información, sino también la trazabilidad de la misma para saber quién la solicitó y desde cuándo la tiene. Además, te propondremos la destrucción confidencial de documentación confidencial obsoleta. 

Mejor seguridad física de la documentación

En Sintar, como en otras empresas que ofrecen servicios de custodia documental contamos con las máximas medidas de seguridad para garantizar la seguridad física de la documentación. Así te ofrecemos una protección sin igual contra robos, incendios, inundaciones y desastres naturales.

Mejor acceso a los archivos

La búsqueda de un archivo extraviado puede ser desesperante, especialmente cuando hay compañeros y clientes que necesitan con urgencia acceder a esa información. Imaginemos que no se encuentra la historia clínica de un paciente que debe ser operado, por ejemplo. El almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos están disponibles cuando se necesitan, ya que cada archivo se codifica y se le realiza un seguimiento dentro de una base de datos de gestión de inventario.

La custodia documental externa te da tranquilidad

Es difícil poner un precio a la tranquilidad. La custodia documental externa de documentos permite estar tranquilo, ya que garantiza un almacenamiento de la información seguro, accesible y gestionado correctamente.

Cuando se trata de decidir qué documentos hay que conservar y cuáles se pueden destruir, y cuándo, es necesaria una gestión de la retención adecuada. De no hacerse así, la empresa es vulnerable a litigios. Cada expediente debe tener asignado un marco de tiempo específico de retención y ser destruido de forma segura cuando se alcanza el límite de tiempo. Con un servicio de custodia documental externa se eliminan estas conjeturas. Un equipo de profesionales clasifica e indexa la documentación y ayuda a cumplir con las leyes.