Qué documentos deben conservar los autónomos

Qué documentos deben conservar los autónomos

En España existen en la actualidad (en marzo de 2020) unos 3,2 millones de autónomos según el Ministerio de Trabajo. Es esta una opción que muchos deciden tomar, más aún en la situación económica global que estamos viviendo. Uno de los aspectos que diferencian el trabajo por cuenta ajena del de autónomo es que es preciso estar al día de la documentación del negocio (hay muchos más, pero este es el que nos ocupa hoy). Esto es para poder evitar sanciones de la Administración o para defenderse de un tercero en determinadas situaciones. Un gran número de papeles que ocupan un espacio que no tod@s tienen ¿es este tu caso? En Sintar podemos ayudarte.

La documentación que un autónomo debe tener siempre localizada

Tal vez estés pensando en comenzar una aventura empresarial o trabajar por tu cuenta. Estarás analizando los pros y las contras, como el tener horarios que te permitan la conciliación o ser tu propio jefe. Desde Sintar vamos a hacerte una recopilación de todos aquellos documentos que debes tener siempre a mano:

  • Las escrituras del negocio, incluyendo los estatutos y sus modificaciones, así como los libros de actas y la documentación de los socios (en caso de ser varios).
  • Los contratos, tanto los de los empleados, como los del alquiler del local, las pólizas del banco, los contratos de los suministros y los que se firmen con proveedores y clientes.
  • La documentación fiscal, como el Modelo 036 o 037 que se presenta ante la Agencia Tributaria al iniciar la actividad.También es necesario contar con los libros contables y la documentación relativa a posibles variaciones del régimen fiscal, domicilio o ampliación de la actividad.

Las escrituras y los contratos deben conservarse mientras la empresa esté abierta. En el caso de la documentación contable, es necesario tenerla durante seis años desde que se realiza el último asiento en los libros, aunque ese plazo podría ser mayor para las sociedades que arrastren bases imponibles negativas. En esos casos, es necesario disponer de los archivos con los justificantes de gastos durante cuatro años a contar desde la finalización del efecto de la base imponible negativa.

El resto de documentos, como las resoluciones de subvenciones aprobadas, inspecciones y revisiones de Hacienda o de la Seguridad Social tienen que guardarse durante un periodo de entre 4 y 5 años. También prescriben a los 5 años las obligaciones derivadas de relaciones contractuales.

¿Y dónde guardo toda esa documentación?

Pues precisamente ahí es donde podemos ayudarte desde Sintar. Nuestro servicio de custodia documental está enfocado a que puedas conservar todos esos documentos a seguro. También te ayudamos con la digitalización de los documentos para que no ocupen sitio físico. Consúltanos sobre cuál es la mejor 

 

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