digitalizar documentos

En qué consiste el proceso de digitalización de documentos 

Las empresas cada vez ven más importante el salto al mundo online. La digitalización de documentos suele ser uno de los primeros pasos. Tal y como os explicamos en anteriores entradas, muchas son las que se han decidido a dar ese paso tras los meses de confinamiento y teletrabajo. Pero ¿en qué consiste ese proceso de digitalización? Te lo explicamos a continuación.

Digitalización de documentos

Al hablar de este proceso nos estamos refiriendo al paso de esos documentos que están en un formato físico a uno digital. Y esto se hace imprescindible porque:

  • La cantidad de documentos que hay que guardar ocupan un espacio valioso.
  • La consulta de esos documentos físicos es bastante compleja. Tardaríamos demasiado tiempo en encontrar justo la información que necesitamos en comparación con lo que nos llevaría consultar los documentos a través de un ordenador.

Y en estos dos puntos son los primeros en los que se basan los expertos para asegurar que no tener los documentos en formato digital supone una pérdida de competitividad de las empresas, ya que se traduce en consumo de recursos tanto económicos como de tiempo que podrían dedicarse a otros menesteres. Además, la digitalización supone tener copias de seguridad de todos los archivos, facilitando la continuidad del negocio en caso de accidente.

Eso sí, realizar la digitalización de manera correcta es un proceso tedioso que no todas las empresas están dispuestas a asumir. Habría que comenzar por separar los documentos, escanearlos uno a uno y realizar un archivo correcto de los mismos. Además, es preciso utilizar herramientas informáticas que conviertan las imágenes escaneadas en textos legibles para poder hacer búsquedas rápidas y óptimas. También habría que asegurarse que se cumple con la normativa y ningún documento queda traspapelado.

¿Y cuál es la alternativa a ese trabajo?

Precisamente es en ese punto donde entra en juego Sintar y nuestro servicio de digitalización de documentos. Contamos con todas las herramientas precisas y tenemos el conocimiento y la certificación para realizar ese trabajo según tus necesidades y las de tu empresa. Nuestros escáneres incorporan un software de alta calidad que facilita el paso del papel al formato digital a gran velocidad, además de mejoras de la legibilidad que alargan la vida útil de los archivos. 

Si te has decidido por la digitalización, pídenos presupuesto. Nuestro equipo se acerca a tus oficinas a recoger toda la documentación que quieras cambiar de formato. Nos la traemos a nuestras instalaciones y realizamos el proceso con todas las garantías y apoyándonos en las certificaciones vigentes. Una vez acabado te entregamos una copia en soporte digital y ofrecemos tres alternativas para los documentos originales:

¡Este es el momento de avanzar con tu empresa!

 

 

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