Razones por las que externalizar la gestión documental
Los responsables de empresas tienen mucho de lo que estar pendientes. Que el trabajo salga bien, que los clientes queden satisfechos y conseguir nuevos, la parte administrativa, la financiera… y también la gestión documental. ¿No te apoyas en terceros para realizar muchas de esas tareas? ¿Sabes cómo tienes que organizar y destruir los documentos? En este post vamos a hablar de las razones por las que deberías contar con expertos en la gestión documental y la digitalización como es el equipo de Sintar.
El no saber cómo hacerlo
Hoy por hoy esta operación debe ser una prioridad en la organización. Contactar con una empresa especializada te permitirá asegurarte que todo está correcto, y que no te quitará tiempo de realizar otras gestiones importantes de tu compañía.
La gestión documental te permite mejorar la organización interna
De un tiempo a esta parte, la gestión documental se ha convertido en un apartado fundamental en el desarrollo de una empresa. Digitalizar todos los documentos te ayudará a mejorar la organización y la productividad de los empleados.
La experiencia reduce riesgos
Los profesionales de la gestión documental conocemos perfectamente nuestro campo de actuación. Además, por lo menos en el caso de Sintar, nuestro equipo disfruta de procesos de formación continua para estar al corriente de todas las novedades en la normativa.
Ahorro de tiempo y dinero
Al contar con profesionales de la gestión documental podrás dedicar ese tiempo (tuyo y de tus trabajadores) a otras funciones productivas de la empresa, ahorrando un tiempo muy válido para mejorar tu desempeño profesional. Además los empleados podrán acceder de manera más eficiente a los documentos que precisen, evitando perder tiempo en la búsqueda de la información que necesitan.
La cadena de custodia segura
La cadena de custodia en una externalización de gestión documental es fundamental. Los documentos volverán a archivarse en su lugar de origen nada más acabe el proceso de digitalización. De esta manera, no correrán ningún riesgo innecesario moviéndose de mano en mano, sino que un profesional externo se encargará de ello.
Contarás con las mejores herramientas
En Sintar trabajamos con las herramientas más actualizadas para la gestión de documentos, estando al tanto de las últimas novedades del sector e incorporándolas a nuestros procesos.
Muy buenas razones. Me quedo con la de reducir riesgos. Tan solo por esa ya vale muchísimo más la pena! hay que tratar de ganar en seguridad siempre!
Yo también estoy de acuerdo! sobran las razones para realizar esta externalización! muchas gracias por la información.
Tomo nota de todo! me servirá de gran ayuda toda esta información. Muchas gracias por todo! saludos
La verdad es que en casos como estos lo mejor es confiar en profesionales. Al fin y al cabo, son ellos quienes cuentan con el conocimiento, experiencia y herramientas necesarios para realizar esta tarea de forma segura. No podemos olvidar que destruir correctamente este tipo de documentos con información confidencial es importante no solo para mantener la privacidad de nuestros clientes y otros agentes externos, sino también porque si no se hace acorde a la ley, las multas son muy elevadas. Como dice otro comentario, sólo por esa seguridad ya merece la pena.