Digitalizar los documentos de tu empresa para obtener más ventajas

Esta semana hemos leído en la prensa que Hacienda va a gastar nada más y nada menos que 1.318.185 en folios, posponiendo la digitalización de los documentos en su trabajo diario, y nos hemos puesto a reflexionar sobre ello. ¿Por qué la Administración Pública no hace una apuesta más firme por la digitalización de los documentos? Y es que esto supone grandes ventajas para las empresas, tanto grandes como pequeñas. Desde Sintar podemos asesorarte y ayudarte en el proceso.

¿Aún sigues archivando documentos en papel?

Si en tu compañía aún seguís trabajando como lo hacen en el Ministerio de María Jesús Montero y no habéis dado el paso a la digitalización de documentos, tienes que saber que estás perdiendo competitividad. Gracias a ese proceso podrás aumentar la productividad y la eficiencia, ahorrando tiempo y dinero. Pero eso no es todo. Tus archivos estarán más protegidos y todo el equipo de trabajo podrá acceder a ello en un instante.

Esto es lo que supone la digitalización de documentos

Por la experiencia que tenemos en Sintar en la digitalización de los documentos de las empresas, estamos seguros de que tomar la decisión de dar el salto a archivar tus documentos de manera digital te supondrá ciertos beneficios.

Acceso a los documentos en todo momento

Seguro que te ha pasado esto. Vas camino de una reunión y te das cuenta que has olvidado un documento importante. Tienes dos opciones, o volver a por ese papel o bien presentarte en la reunión sin él. ¿Y si pudieras llevar todos los documentos de tu empresa encima en todo momento? Eso es posible gracias a la digitalización, ya que si los subes a la nube, podrás acceder a ellos en todo momento y desde cualquier dispositivo. Solo necesitas una conexión a internet.

Esto también supone que cualquiera de los empleados de la compañía pueda consultar ese documento que necesita aunque no esté en la oficina en ese momento, lo que facilita la conciliación familiar y el teletrabajo.

Ahorra espacio con archivos digitales

¿Necesitas más espacio en tu oficina? Pues con la digitalización liberarás las estanterías y despachos que están dedicados al archivo de documentos en papel. El archivo digital, además de ahorrarte ese espacio fijo, te permitirá poder aumentarlo cuando sea preciso, ya que es escalable.

Más seguridad en tus documentos y un plan de recuperación de desastres más eficiente

Uno de los problemas de los documentos en papel es que pueden dañarse, perderse o mojarse, y quedar completamente invalidados. ¿Te imaginas qué pasaría si tu archivo físico se incendiase o inundase? Pues pierde ese miedo digitalizando tus documentos, ya que podrás acceder a ellos aunque ocurra un percance en la oficina. 

Además gracias a las técnicas actuales en ciberseguridad quedarán menos expuestos a ojos indiscretos.

Mayor cuidado del medio ambiente

Con la digitalización se disminuye el uso de papel. Retomemos la noticia con la que abríamos este post. ¿Cuántos folios se pueden comprar por más de un millón de euros? ¿Cuántos árboles deben cortarse para producir dichos folios? Una de las mayores preocupaciones de hoy en día es la del cuidado de la naturaleza. Con la digitalización de documentos contribuirás a crear un planeta más sostenible.

Más productividad y más satisfacción de clientes y empleados

Si necesitas encontrar un documento concreto, o un dato contenido en uno de ellos, gracias a la digitalización podrás hacerlo en unos pocos segundos. No pierdas ni dejes que tus empleados pierdan un tiempo que pueden aplicar a otras tareas trabajando con documentos digitales. Así todo el mundo estará concentrado en lo que realmente es importante. Y esto significa una mayor productividad, lo que se traduce en mayor satisfacción del cliente al obtener resultados de manera más rápido, y también de los empleados, ya que no tendrán esa sensación de estar perdiendo el tiempo.

Sintar te ayuda en el proceso de digitalización de documentos

Si quieres aprovechar todas estas ventajas en tu empresa, pásate ya a la digitalización de documentos. Contacta con nuestro equipo y te asesoraremos sobre la mejor solución para tu negocio.