Servicio de custodia documental para empresas
La falta de espacio o la necesidad de que alguien se responsabilice de su gestión suelen ser los motivos por los que las empresas recurren a nuestros servicios de de custodia documental. Hoy le presentamos una solución eficaz, organizada y a su alcance para solucionar estos problemas.
Para seguir archivando las copias físicas que la documentación de una empresa genera día a día es necesario tener mucho espacio. Metros cuadrados que casi nunca sobran y que suelen aprovecharse para otras tareas más productivas. Muchas veces el empresario se encuentra con gran cantidad de documentos que deben almacenarse indefinidamente y es aquí donde aparece Sintar. La tranquilidad no tiene precio. La custodia documental externa garantiza un almacenamiento de la información seguro, accesible y bien gestionado.
¿Cómo procedemos en Sintar?
Nuestro personal se desplaza a las instalaciones del cliente para la recogida de toda la documentación. Allí, se cumplimenta el albarán de servicio para dejar constancia de la retirada de la documentación. Posteriormente, el material es trasladado a nuestras instalaciones, cumpliendo todas las medidas de seguridad necesarias. En destino se comprueba que el material recibido coincide con el anotado en el albarán. Una vez hechas estas comprobaciones se realiza el inventario de todo el material recogido en base a la información y campos de indexación necesarios, según las especificaciones del cliente.
Finalmente procedemos a la grabación del inventario en nuestra aplicación de gestión.
En Sintar…
- Tratamos con total confidencialidad toda la información relacionada con el cliente y con la documentación objeto de custodia.
- Garantizamos la adopción de las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para la seguridad de los datos, en los términos previstos en la Ley Orgánica de Protección de datos de carácter personal, y en especial en el Reglamento General de Protección de datos RGPD.
- Disponemos de los vehículos autorizados para el transporte seguro de la documentación y del personal especializado con contrato de confidencialidad. En el caso de necesitar otros vehículos, el personal de Sintar supervisará todo el proceso.
Nuestro servicio comprende el almacenamiento de la documentación recogida en condiciones óptimas de conservación y la custodia con las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias. La documentación se almacena en cajas contenedor. Por eso el cliente puede realizar todas las consultas necesarias mientras la documentación permanezca en nuestras instalaciones.
Un servicio de lo más interesante. Sobre todo teniendo en cuenta las nuevas normativas y leyes sobre la destruccion de documentos y los periodos durante los cuales deben ser guardados.
Más importante ahora que nunca. La fiabilidad de las empresas están en juego y si esto se derrumba todo el negocio puede caer.
Una solución aún más viable sería la de digitalizar toda esta documentación. Ese servicio también estaría muy interesante para grandes empresas con tanta documentación en sus ficheros.
No tenía ni idea de que había empresas que se dedicaran a es tipo de servicios! Yo estaba buscando algo parecido para mi negocio. Es abrumadora la cantidad de información que se genera a diario. Muchas gracias. Lo tendré muy en cuenta. saludos
Muy buen servicio para quienes no quieran deshacerse completamente de toda esta documentación valiosa. Muy interesante. saludos
Estoy de acuerdo! Nunca sabes cuándo podrás volver a necesitar todos estos documentos! muy buena apreciación!
Qué servicio tan interesante para las empresas este que ofertáis! lo tendré muy en cuenta para la mía. Muchas gracias!
Este servicio está disponible para todo tipo de empresas? para la mía también estaría disponible? muchas gracias de antemano! saludos