¿Qué es la responsabilidad proactiva?

La entrada en vigor del nuevo Reglamento de Protección de Datos ha supuesto para las empresas nuevas responsabilidades. Una de ellas es la responsabilidad proactiva, en el sentido de que deben contratar empresas especializadas que sean capaces de ejecutar las medidas técnicas y organizativas necesarias para llevar a cabo la prestación del servicio.

¿Qué significa esto? ¿Qué es la responsabilidad proactiva?

El reglamento describe este principio como la necesidad de que el responsable del tratamiento aplique medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la norma.

En términos prácticos, este principio requiere que las organizaciones analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo. A partir de este conocimiento deben determinar de forma explícita la forma en que aplicarán las medidas que el RGPD prevé, asegurándose de que esas medidas son las adecuadas para cumplir con el mismo y de que pueden demostrarlo ante los interesados y ante las autoridades de supervisión.

¿Por qué recalcamos esto? En las últimas semanas desde Sintar nos hemos percatado de que existen empresas que entienden que un simple certificado -en el que no se especifica si su documentación es o no gestionado- le exime de responsabilidad. Nada más lejos de la realidad. El desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento y actuando de esta manera estas empresas se pueden encontrar ante un grave problema si los documentos expedidos no se ajustan a la realidad.

Como apuntábamos anteriormente nos estamos encontrando con documentos como este:

La empresa ……… ha dejado en nuestra instalaciones …. kg de documentación para su destrucción. -Sin especificarse en ningún momento que ese material se haya destruido-.

Por eso en Sintar nos gusta ser claros, directos y sobre todo legales. Nuestros certificados reflejan explícitamente el método utilizado para la destrucción y que el resultado es un documento ilegible. Evitando de esta forma a las empresas que nos contratan sustos futuros con una normativa cuyo incumplimiento conlleva multas millonarias.