Por qué debes digitalizar ya los documentos de tu empresa

El salto al mundo online, la transformación digital y el adoptar las nuevas tecnologías en los procesos de la empresa son conceptos que cada vez suenan con más fuerza. Contar con las herramientas que nos ayuden a simplificar el trabajo y a economizar recursos, dinero y tiempo es una oportunidad que las compañías más competitivas no dejan pasar de largo. Pero ¿por qué debes digitalizar los documentos? ¿cuáles son sus beneficios? Hoy vamos a centrarnos en responder a estas dos preguntas.

Por qué es beneficioso para tu empresa la digitalización de documentos

En el post anterior, En qué consiste el proceso de digitalización de documentos ya te dábamos algunos motivos por los que hoy en día es imprescindible llevar los documentos de tu empresa a un soporte online. Pero hoy queremos ayudar a decidirte a hacerlo cuanto antes contándote qué ventajas obtendrás de ello.

Ahorro de tiempo

¿No crees que es una pérdida de tiempo tener que ir a la zona de archivo e ir buscando archivador por archivador ese que contiene el documento que necesitas en ese momento? Eso sin contar con que tal vez ni siquiera estés trabajando allí y tengas que recurrir a la ayuda de un compañero. Si tienes los archivos digitalizados solo tendrás que hacer una búsqueda en tu ordenador y lo tendrás delante, independientemente de donde estés, en cuestión de segundos.

Accede a los documentos importantes a golpe de clic

Cuando apuestas por la digitalización de documentos corres menos riesgo de perder o traspapelar ese tan importante. Olvídate de las cajas, de andar llevándolos de un sitio a otro, con el riesgo de estropearlo o perderlo. Siempre estará ahí, accesible para que puedas consultarlo.

Necesitas menos espacio

Todos los estudios sobre productividad y evitar el estrés en el trabajo afirman que es bueno que el puesto esté despejado. Si trabajas en una oficina llena de papeles puedes llegar a sufrir de estrés, bajando el ritmo de trabajo y haciendo más difícil gestionar tu día a día. Si los documentos están digitalizados ocuparán espacio en un disco duro o en la nube pero no los tendrás a la vista. 

Recuperación ante desastres

Tal vez nunca te lo hayas planteado, pero las instalaciones de tu empresa pueden sufrir un incendio, una inundación o un robo. Y ante esto ¿qué pasará con los archivadores en los que tienes los documentos? Pues lo más fácil es que desaparezcan con todo lo que hay contenido dentro. Si trabajas con documentos digitalizados ese desastre no será un problema a la hora de poder consultarlos o seguir trabajando con ellos desde otras sedes de la empresa.

No te olvidarás de documentos importantes

¿Nunca te ha pasado que llegas a una reunión y has olvidado el documento que ibas a presentar? Pues si está digitalizado y subido a la red, eso no sería ningún problema. Solo tendrás que abrirlo y consultarlo, será cuestión de minutos. 

Ahorro de dinero

La digitalización documental, un servicio que ofrecemos en Sintar, debe verse más como una inversión. A partir de tener tus documentos en archivos digitales evitarás una serie de gastos, como el del espacio de almacenamiento o los archivadores, y además los empleados podrán dedicar ese tiempo que gastan en consultar los documentos en papel en desarrollar su trabajo propiamente dicho, lo que supone una mayor rentabilidad. 

¿Te hemos convencido para llevar a tu empresa la digitalización documental? Consultanos y te ayudamos con un presupuesto adaptado a tus necesidades.