La custodia de documentaci贸n

En muchas ocasiones, es com煤n entre las empresas considerar que no necesitan una empresa especializada que se encargue del manejo y custodia de su documentaci贸n. Sin embargo, la custodia de documentos es fundamental para garantizar la seguridad y protecci贸n de la informaci贸n. Te lo explicamos detalladamente a continuaci贸n.聽

驴Qu茅 es la custodia de documentos?聽

Es un servicio mediante el que se almacenan y organizan los documentos de una empresa, ya sea en medios f铆sicos o electr贸nicos, con el fin de conservarlos en condiciones 贸ptimas hasta el fin de su vida 煤til. Esta conservaci贸n es posible gracias a la categorizaci贸n estrat茅gica de documentos, informaci贸n, ubicaci贸n, tiempo de vida, etc.聽

La custodia de documentos surge, por tanto, de la necesidad de protecci贸n, ubicaci贸n y liberaci贸n del espacio dentro de una empresa.聽

La importancia de la custodia documental

No es necesario ser una multinacional para dar prioridad a la documentaci贸n de una empresa. Esta es una idea que las peque帽as y medianas empresas tienen muy arraigada, lo que hace que en muchas ocasiones no le den importancia a la custodia de sus documentos, siendo susceptibles a plagio, malversaci贸n o p茅rdida de datos. Es importante tener en cuenta que toda empresa, sea del tama帽o que sea, genera informaci贸n importante y como tal, esta debe estar custodiada y protegida.

Adem谩s de la seguridad que la custodia documental aporta, esta trae consigo otros beneficios:聽

Confianza: Garantizar a los clientes la custodia de documentos implica responsabilidad por parte de la empresa y, a la vez, tranquilidad para dichos clientes. Esto es algo especialmente importante cuando se manejan datos sensibles como facturas o datos m茅dicos.聽

Organizaci贸n: La custodia de archivos debe garantizar una f谩cil localizaci贸n de estos en el caso de ser necesitados, lo que, para la empresa, se traduce en una mejor gesti贸n mayor agilidad.聽

Productividad: La b煤squeda de documentaci贸n implica hasta un 20% de las horas laborales. Un acceso m谩s r谩pido a esta reduce los tiempos de b煤squeda y agiliza las tareas dedicadas a la empresa.聽

Tecnologizaci贸n de la custodia documental

La digitalizaci贸n de los documentos ha experimentado un fuerte crecimiento en los 煤ltimos a帽os gracias a las tecnolog铆as de reconocimiento 贸ptico de caracteres (OCR) las cuales han ido dejando de lado a los grabadores de datos, que se encargaban de introducir la informaci贸n de manera manual 鈥揹ando lugar a errores鈥.聽

Esta OCR supone un gran avance y as铆 como nueva manera de almacenar la informaci贸n. De igual forma, actualmente se est谩n abriendo paso los sistemas de Inteligencia Artificial por los que resulta mucho m谩s f谩cil la extracci贸n y b煤squeda de informaci贸n. Estos sistemas son capaces de reconocer caracteres espec铆ficos como por ejemplo n煤meros de registro de IVA, c贸digos postales o cualquier palabra clave que precisemos, haciendo mayor la productividad.聽

Estas tecnolog铆as no almacenan y custodian 煤nicamente los documentos sino que controlan las versiones de los mismos y ampl铆an los niveles de seguridad teniendo un riguroso control de acceso capaz de percibir comportamientos an贸malos y anticip谩ndose a cualquier incidencia.聽

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