La custodia de documentación

En muchas ocasiones, es común entre las empresas considerar que no necesitan una empresa especializada que se encargue del manejo y custodia de su documentación. Sin embargo, la custodia de documentos es fundamental para garantizar la seguridad y protección de la información. Te lo explicamos detalladamente a continuación. 

¿Qué es la custodia de documentos? 

Es un servicio mediante el que se almacenan y organizan los documentos de una empresa, ya sea en medios físicos o electrónicos, con el fin de conservarlos en condiciones óptimas hasta el fin de su vida útil. Esta conservación es posible gracias a la categorización estratégica de documentos, información, ubicación, tiempo de vida, etc. 

La custodia de documentos surge, por tanto, de la necesidad de protección, ubicación y liberación del espacio dentro de una empresa. 

La importancia de la custodia documental

No es necesario ser una multinacional para dar prioridad a la documentación de una empresa. Esta es una idea que las pequeñas y medianas empresas tienen muy arraigada, lo que hace que en muchas ocasiones no le den importancia a la custodia de sus documentos, siendo susceptibles a plagio, malversación o pérdida de datos. Es importante tener en cuenta que toda empresa, sea del tamaño que sea, genera información importante y como tal, esta debe estar custodiada y protegida.

Además de la seguridad que la custodia documental aporta, esta trae consigo otros beneficios: 

– Confianza: Garantizar a los clientes la custodia de documentos implica responsabilidad por parte de la empresa y, a la vez, tranquilidad para dichos clientes. Esto es algo especialmente importante cuando se manejan datos sensibles como facturas o datos médicos. 

– Organización: La custodia de archivos debe garantizar una fácil localización de estos en el caso de ser necesitados, lo que, para la empresa, se traduce en una mejor gestión mayor agilidad. 

– Productividad: La búsqueda de documentación implica hasta un 20% de las horas laborales. Un acceso más rápido a esta reduce los tiempos de búsqueda y agiliza las tareas dedicadas a la empresa. 

Tecnologización de la custodia documental

La digitalización de los documentos ha experimentado un fuerte crecimiento en los últimos años gracias a las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) las cuales han ido dejando de lado a los grabadores de datos, que se encargaban de introducir la información de manera manual –dando lugar a errores–. 

Esta OCR supone un gran avance y así como nueva manera de almacenar la información. De igual forma, actualmente se están abriendo paso los sistemas de Inteligencia Artificial por los que resulta mucho más fácil la extracción y búsqueda de información. Estos sistemas son capaces de reconocer caracteres específicos como por ejemplo números de registro de IVA, códigos postales o cualquier palabra clave que precisemos, haciendo mayor la productividad. 

Estas tecnologías no almacenan y custodian únicamente los documentos sino que controlan las versiones de los mismos y amplían los niveles de seguridad teniendo un riguroso control de acceso capaz de percibir comportamientos anómalos y anticipándose a cualquier incidencia.