¿Invierto en una trituradora de papel para mi empresa?

Vas a verlo en muchas páginas: “compra ahora una trituradora de papel para estar al día con el RGPD” o “adapta tu empresa al RGPD con una trituradora de papel”. Este tipo de máquinas son importantes para las empresas, pero no son la panacea para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos que entró en vigor el pasado 25 de mayo. Nosotros te vamos a explicar el por qué.

¿Por qué tengo que destruir los documentos?

En tu empresa manejas información importante, tanto de la propia compañía como de clientes o empleados. Información que está contenida en documentos que, cuando ya no son necesarios, tiras a la papelera ¿dónde van estos desperdicios? Y lo más importante ¿estás segur@ que nadie va a hacer un uso ilícito de esa información?.

Con la entrada en vigor del RGPD las empresas deben tienen aún más responsabilidad sobre los datos que manejan de sus clientes y proveedores. Por tanto, proteger los documentos que poseemos tanto en formato físico como digital es una norma básica de toda empresa. Cualquier falla en esa protección, que terceros tengan acceso a los datos y los utilicen con fines ilícitos, te puede suponer una multa de hasta 20 millones de euros o el equivalente al 4 % de la facturación anual de la empresa.

Estos son los motivos por los que una vez que no se usen, o en caso de que el afectado nos lo pida, deberemos destruir los documentos de la empresa: si están en formato digital borrarlos (de manera que estemos seguros que se han borrado correctamente, sin dejar ningún tipo de rastro) y si están en formato papel triturarlos.

¿Invierto en una trituradora de papel o apuesto por una empresa de gestión documental?

Las máquinas destructoras de papel suponen un coste para la empresa. Pero no pienses que solo es la inversión inicial en una máquina que te ofrezca la calidad que precisas, por ejemplo que realicen un doble corte y no en tiras. También han que pensar el tiempo que supondrá a tus empleados o a ti mismo el meter los documentos en la misma, quitar grapas o clips y esperar a que la trituradora responda (muchas veces se calientan y paran). Además ten en cuenta que las papeleras de las máquinas suelen ser especialmente pequeñas y se llenan enseguida, y ese residuo ha de ser gestionado (finalmente) por una empresa certificada.

Sin embargo, si trabajas con una compañía como Sintar, verás que el proceso es mucho más sencillo: recogemos toda la documentación a destruir en tus propias instalaciones, la trituramos según marca la normativa y emitimos un certificado donde queda constancia del método empleado para la destrucción y que el documento queda irrecuperable.

Estos son nuestros motivos para afirmar que la trituradora de papel en tu empresa no es una solución para estar al día con la normativa en cuanto a protección de datos y de documentos. Lo mejor es que dejes esa tarea en manos de los profesionales de Sintar para que de esta manera tú puedas dedicarte a los quehaceres propios de tu negocio.