La importancia de digitalizar los documentos

A nadie le extraña ya hablar de empresas cuyos servicios son plenamente digitales o que tienen al menos una buena base de su negocio en este entorno. Las nuevas tecnologías nos proporcionan opciones que eran impensables hace poco años y que han cambiado incluso nuestra forma de trabajar. De hecho, el teletrabajo ha venido para quedarse y convertirse en una realidad más de nuestro entorno laboral.

Por estos motivos y también por muchos otros, contar con un servicio de digitalización de documentos se ha convertido también en un aspecto muy demandado por empresas de todo tipo. Hoy te vamos a contar algunas de las principales ventajas que ofrece este servicio.

1. Tus documentos siempre a mano
No importa si estás en tu oficina o en la otra parte del mundo. Contar con un archivo digitalizado tiene entre sus ventajas la posibilidad de poder acceder a cualquier documento desde diferentes dispositivos. De esta forma tendrás la tranquilidad de que, en caso de necesidad, siempre tendrás a mano la información que necesites para tu trabajo del día a día. Además, si tu equipo se encuentra en diferentes ubicaciones, también tendrán la posibilidad de acceder en remoto a la documentación.

2. No pierdas ningún documento
Otra de las ventajas que tiene la digitalización de nuestros archivos es que nos olvidaremos de la posibilidad de traspapelar alguno o perderlo para siempre. Una vez que tengamos la versión digital de nuestro documento nos estamos asegurando también de no perderlo y tenerlo siempre correctamente archivado.

3. Ahorro de tiempo
Consultar un archivo físico no siempre es una tarea fácil. Para empezar porque nos obliga a desplazarnos físicamente hasta donde se encuentre, y para seguir porque encontrar un documento puede llevarnos más o menos tiempo en función del estado de dicho archivo. Con la digitalización, los tiempos se reducen a unos pocos segundos. Basta con hacer una búsqueda desde nuestro ordenador para encontrar aquello que estamos buscando.

4. Ahorro de espacio y de dinero
Otra ventaja importante de tener un archivo digital es que nos olvidaremos para siempre de la necesidad de tener que disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Esto implica que podemos utilizar dicho espacio para otras necesidades dentro de la empresa o bien que no tendremos que pagar un coste añadido por contar con un lugar en el almacenar nuestros documentos.

5. Evita los riesgos de que tu archivo se destruya
Aunque es algo en lo que muchas veces no pensamos, lo cierto es que un archivo físico no deja de tener ciertos peligros ante un posible incendio, inundación o cualquier otro imprevisto. En estos casos el resultado es la pérdida total o parcial de la documentación, con el consiguiente problema que eso puede suponer para una empresa. Sin embargo, un archivo digital que cuente con las medidas de seguridad necesarias, no se verá nunca afectado por este tipo de problemas. Nuestros documentos estarán siempre a buen recaudo y con fácil acceso en todo momento.

Si estás pensando en digitalizar tus archivos te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros. Nos encantará conocerte y ver cuáles son las necesidades de tu empresa para poder ofrecerte una solución a tu medida. Si quieres que hablemos, puedes hacer clic aquí para ir a nuestro apartado de contacto.